GARIS PANDUAN PENUBUHAN JAWATANKUASA PERWAKILAN PENDUDUK DALAM KAWASAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN

KERAJAAN MALAYSIA

KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR,

PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

No. 51, PERSIARAN PERDANA, PRESINT 4,

PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN

62100 PUTRAJAYA

PEKELILING KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN

KERAJAAN TEMPATAN

BILANGAN 3 TAHUN 2014

GARIS PANDUAN PENUBUHAN JAWATANKUASA PERWAKILAN

PENDUDUK DALAM KAWASAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN

KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR, PERUMAHAN DAN

KERAJAAN TEMPATAN

PEKELILING KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN KESEJAHTERAAN BANDAR,

PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN

BILANGAN 3 TAHUN 2014

GARIS PANDUAN PENUBUHAN JAWATANKUASA

PERWAKILAN PENDUDUK (JPP) DALAM KAWASAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN (PBT)

TUJUAN

Pekeliling ini bertujuan untuk memberi penjelasan serta panduan kepada Pihak Berkuasa Negeri (PBN), Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) serta Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri (PPPN) dan Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri (JPPN) mengenai Garis Panduan Penubuhan Jawatankuasa Perwakilan Penduduk Dalam Kawasan Pihak Berkuasa Tempatan.

LATAR BELAKANG

2. Garis Panduan ini disediakan untuk menjelaskan kaedah pelantikan anggota Jawatankuasa Perwakilan Penduduk (JPP) dalam kawasan PBT serta hal-hal berkaitan supaya pelaksanaannya lebih teratur, cekap dan seragam.

3. Garis Panduan ini adalah selaras dengan keputusan Meyuarat Jemaah Menteri pada 16 Oktober 2013 dan Mesyuarat Majlis Negara Bagi Kerajaan Tempatan Ke-67 pada 4 Mac 2014 yang telah bersetuju dengan penubuhan JPP serta diwujudkan garis panduan untuk rujukan PBN, PBT serta PPPN dan JPPN berkaitan.

PEMAKAIAN GARIS PANDUAN PENUBUHAN JAWATANKUASA PERWAKILAN PENDUDUK DALAM KAWASAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN

4. Garis panduan ini hendaklah diguna pakai bagi menubuhkan JPP di setiap zon dalam kawasan PBT.

5. Garis Panduan Penubuhan JPP dalam kawasan PBT adalah seperti di Lampiran.

TARIKH KUATKUASA

6. Pekeliling ini berkuatkuasa mulai tarikh ianya dikeluarkan.

PERTANYAAN

7. Sebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut berhubung Pekeliling ini boleh dikemukakan kepada:

Setiausaha Bahagian

Bahagian Kesejahteraan Bandar

No. 51, Persiaran Perdana, Presint 4,

Pusat pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62100 PUTRAJAYA

Tel : 03-88915150

Faks : 03-88915547

PENUTUP

8. Pekeliling ini dipanjangkan kepada PBN, PBT serta PPPN dan JPPN berkaitan untuk perhatian dan tindakan sewajarnya.

“ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”

“ 1Malaysia : Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan ”

Yang Ikhlas,

(DATO’ SERI ARPAH BINTI ABDUL RAZAK)

Ketua Setiausaha

Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan

dan Kerajaan Tempatan.

Mei 2014

s.k

Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Datuk Bandar/ Yang Dipertua,

Pihak Berkuasa Tempatan

Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri Selangor

Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri Pulau Pinang

Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri Kelantan

Lampiran Kepada

Pekeliling Ketua Setiausaha Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan

Bilangan 3 Tahun 2014

GARIS PANDUAN PENUBUHAN JAWATANKUASA PERWAKILAN PENDUDUK (JPP) DALAM KAWASAN PIHAK BERKUASA TEMPATAN (PBT)

Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan

ISI KANDUNGAN

Bil Perkara Muka Surat

1. Tujuan

2. Tafsiran

3. Latar belakang penubuhan JPP

4. Objektif Penubuhan JPP

5. Pelaksanaan JPP

6. Struktur Organisasi JPP

7. Peranan anggota JPP

8. Fungsi dan tugas biro

9. Pihak berkuasa melantik

10. Syarat-syarat umum pelantikan

11. Prosedur pelantikan

12. Tempoh lantikan

13. Penamatan lantikan

14. Bayaran elaun dan kemudahan

15. Pengendalian mesyuarat

16. Kursus dan latihan

17. Pemantauan

18. Laporan tahunan

19. Penubuhan Majlis Perwakilan Penduduk (MPP)

20. Publisiti dan hebahan

21. Penutup

1. TUJUAN

Garis panduan ini disediakan bertujuan untuk menjelaskan syarat-syarat pelantikan dan penamatan pelantikan Anggota Jawatankuasa Perwakilan Penduduk (JPP) dalam kawasan Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) serta hal-hal yang berkaitan supaya pelaksanaannya lebih teratur, cekap dan seragam.

2. TAFSIRAN

Dalam Garis Panduan ini, melainkan jika konteksnya mengkehendaki yang lain; ”Jawatankuasa Perwakilan Penduduk (JPP)” merupakan satu entiti yang dianggotai oleh wakil masyarakat setempat yang terdiri daripada Pengerusi, Setiausaha dan lapan (8) ahli jawatankuasa seperti berikut:

(i) Biro Kemajuan Wanita;

(ii) Biro Belia dan Sukan;

(iii) Biro Ekonomi dan Kewangan;

(iv) Biro Sosial dan ICT;

(v) Biro Aduan dan Kebajikan;

(vi) Biro Keselamatan;

(vii) Biro Pendidikan, Modal Insan dan Kerohanian; dan

(viii) Biro Kebersihan, Kesihatan dan Alam Sekitar.

”Majlis Perwakilan Penduduk (MPP)” merupakan sebuah majlis yang ditubuhkan di peringkat Pihak Berkuasa Tempatan/ Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri/ Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri bagi menyelaras perjalanan JPP di setiap zon.

”Pemimpin Tempatan Persekutuan (PTP)” merujuk kepada Ahli Parlimen atau Pemimpin Tempatan yang dipersetujui oleh YB Menteri Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT) bagi mewakili KPKT.

“Zon” merujuk kepada persempadanan yang ditentukan oleh Pihak Berkuasa Tempatan/ Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri/ Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri untuk dikawalselia oleh setiap JPP.

“Bermastautin” merujuk kepada penduduk yang menetap lama di suatu tempat berdasarkan kepada alamat tempat tinggal.

“Pihak Berkuasa Melantik” merujuk kepada YB Menteri KPKT yang diberi kuasa secara sah untuk melantik Pengerusi JPP dan Ketua Setiausaha KPKT yang diberi kuasa secara sah untuk melantik Setiausaha dan ahli JPP.

3. LATAR BELAKANG PENUBUHAN JPP

3.1 Berdasarkan Perlembagaan Persekutuan, pentadbiran Kerajaan Tempatan terletak di bawah bidang kuasa Kerajaan Negeri. Namun, Kerajaan Persekutuan boleh membuat dasar dan perundangan bagi tujuan penyelarasan dan keseragaman. Selaras dengan pendekatan Kerajaan bagi meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada masyarakat, fungsi KPKT telah diperluaskan dengan penambahan aspek kesejahteraan bandar.

3.2 Kepesatan proses perbandaran menyebabkan isu-isu perbandaran menjadi semakin kompleks. Penubuhan JPP dilihat dapat membantu PBT bergerak bersama-sama dengan penduduk sebagai satu pasukan bagi menangani pelbagai isu kesejahteraan bandar.

3.3 Jemaah Menteri dalam mesyuaratnya pada 16 Oktober 2013 telah bersetuju dengan perkara-perkara seperti berikut:

(i) penubuhan JPP dalam kawasan PBT serta pemberian elaun;

(ii) penubuhan Majlis Perwakilan Penduduk; dan

(iii) pewujudan Unit Kesejahteraan Bandar.

4. OBJEKTIF PENUBUHAN JPP

4.1 Status JPP adalah berbeza dengan status Ahli Majlis PBT. PBT merupakan sebuah pertubuhan perbadanan (body corporate) dan juga satu entiti undang-undang dan agensi penguatkuasaan, manakala JPP adalah bersifat pentadbiran yang bukan merupakan entiti undang-undang dan bukan agensi penguatkuasaan. Fungsi JPP hanyalah bertujuan membantu orang awam dalam sesuatu komuniti untuk bergiat aktif dalam proses pentadbiran kerajaan tempatan.

4.2 Penubuhan JPP akan memberi peluang dan menggalakkan penyertaan penduduk (public participation) dalam programprogram dan pembangunan di kawasan bandar bagi meningkatkan kemampanan kejiranan (neighbourhood sustainability). Sehubungan itu, penduduk berpeluang melibatkan diri dalam mengemukakan pandangan dan masalah yang dihadapi oleh masyarakat setempat untuk diambil tindakan oleh Kerajaan.

4.3 Penubuhan JPP juga dilihat sebagai salah satu medium bagi KPKT membawa sebarang isu perbandaran seperti perumahan dan pengurusan sisa pepejal termasuk isu-isu yang terletak di bawah bidangkuasa persekutuan seperti kesihatan, pengangkutan, alam sekitar dan keselamatan.

4.4 JPP yang diwujudkan akan bergerak sebagai satu entiti yang dianggotai oleh wakil masyarakat setempat bagi mendokong dan memantau pelaksanaan program-program pembangunan, kemasyarakatan dan modal insan yang dilaksanakan sepenuhnya oleh Kerajaan Persekutuan di samping menangani isu-isu perbandaran dan penyampaian perkhidmatan secara berterusan di kawasan setempat. Tiga objektif utama penubuhan JPP adalah seperti berikut:

(i) menggalakkan penyertaan penduduk dalam program dan pembangunan kawasan setempat;

(ii) membantu menangani isu-isu kesejahteraan Bandar dan seterusnya meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan Kerajaan; dan

(iii) mewujudkan hubungan yang baik di antara masyarakat di kawasan kejiranan setempat.

5. PELAKSANAAN JPP

5.1 JPP akan ditubuhkan di 148 PBT seluruh negara kecuali Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL), Perbadanan Putrajaya, Perbadanan Labuan, PBT Taman Perindustrian Hi-Tech Kulim, Lembaga Bandaran Johor Tenggara dan Lembaga Kemajuan Tioman.

5.2 Setiap PBT diperuntukkan sebanyak 24 zon. Walau bagaimanapun, Pihak Berkuasa Negeri (PBN) dan PBT dibenarkan untuk membuat pengubahsuaian bilangan zon di setiap PBT berdasarkan densiti penduduk dan isu berbangkit di PBT tertentu. Sebarang pengubahsuaian bilangan zon hendaklah tidak melebihi bilangan maksimum zon yang ditetapkan bagi setiap negeri seperti di Jadual 1.

Jadual 1 : Bilangan maksimum zon di setiap negeri

6. STRUKTUR ORGANISASI JPP

Anggota JPP adalah terdiri daripada Pengerusi, Setiausaha dan lapan (8) ahli jawatankuasa. Carta organisasi JPP adalah seperti di LAMPIRAN A.

7. PERANAN ANGGOTA JPP

7.1 Pengerusi

· Berperanan sebagai ketua dan pemimpin jawatankuasa di peringkat zon yang bertanggungjawab dalam merancang, menyatupadukan penduduk serta membantu Kerajaan mengenalpasti isu perbandaran bagi meningkatkan kualiti hidup masyarakat di bandar.

· Ahli dalam Majlis Perwakilan Penduduk.

· Mempengerusikan mesyuarat JPP dan memantau aktiviti biro-biro yang ditubuhkan.

· Mengadakan mesyuarat JPP sekurang-kurangnya dua bulan sekali.

· Menentukan pengagihan tugas JPP melalui penubuhan birobiro.

· Menghadiri mesyuarat-mesyuarat yang berkaitan di peringkat PBT (sekiranya perlu).

· Menyelaras pelaksanaan program dan projek dengan penglibatan komuniti setempat menggunakan pendekatan bottom up.

· Menyelaras dan mengemaskini maklumat profil zon.

· Mewujudkan perpaduan di kalangan penduduk setempat melalui penyertaan aktif komuniti dalam aktiviti kemasyarakatan.

· Mengemukakan semua aduan, masalah dan maklum balas yang diterima mengenai keperluan masyarakat setempat untuk diambil tindakan oleh PBT atau jabatan/ agensi berkaitan.

· Menyampaikan maklumat, memberi penjelasan dan mengambil tindakan mengenai arahan-arahan Kerajaan.

· Menjadi penghubung antara penduduk dengan PBT dan Jabatan/ Agensi Kerajaan (Community Coordinator).

7.2 Setiausaha

· Membantu Pengerusi dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab kesetiausahaan dalam JPP.

· Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat.

· Menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada semua ahli mesyuarat dan Unit Kesejahteraan Bandar (UKB) dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh mesyuarat diadakan.

· Menyediakan semua surat dan laporan yang berkaitan dengan program dan aktiviti JPP.

· Membuat makluman dan hebahan kepada penduduk mengenai aktiviti/ kempen/ isu semasa melalui saluran komunikasi yang sesuai.

· Membantu Pengerusi dalam memantau pelaksanaan setiap program dan aktiviti JPP.

7.3 Ahli Jawatankuasa

· Menjadi pengerusi kepada mana-mana biro yang ditentukan oleh JPP.

· Melantik ahli kepada mana-mana jawatankuasa kecil yang ditubuhkan.

· Memberi cadangan dan pandangan berhubung isu dan masalah setempat serta kaedah untuk melaksanakan sesuatu program dan aktiviti.

· Menerima maklum balas, aduan dan masalah yang dikemukakan oleh penduduk setempat.

· Memberi penjelasan dan mendapatkan sokongan serta penyertaan penduduk dalam program dan aktiviti JPP.

· Memberi kerjasama sepenuhnya bagi memastikan setiap program dan aktiviti JPP dilaksanakan dengan berkesan.

8. FUNGSI DAN TUGAS BIRO

8.1 Biro Kemajuan Wanita

· Merancang dan melaksanakan aktiviti yang sesuai bagi menggalakkan penglibatan aktif kaum wanita dalam komuniti setempat.

· Memastikan kepentingan golongan wanita di kawasan setempat tidak terabai terutamanya golongan wanita yang daif dan ibu tunggal.

· Mengenalpasti peluang-peluang meningkatkan pendapatan dan kemahiran yang ditawarkan oleh pelbagai jabatan/ agensi/ pihak swasta khususnya dalam pembangunan wanita.

8.2 Biro Belia dan Sukan

· Mengadakan aktiviti yang dapat memupuk dan menggalakkan semangat kerjasama dan kesukarelawan dengan kerjasama 1M4U dan jabatan/ agensi berkaitan.

· Merancang dan melaksanakan aktiviti sukan dengan melibatkan komuniti setempat.

· Mengenalpasti keperluan kemudahan sukan dan rekreasi bagi komuniti setempat untuk dikemukakan kepada PBT dan jabatan/ agensi berkaitan.

8.3 Biro Ekonomi dan Kewangan

· Menggerakkan masyarakat untuk melaksanakan program/aktiviti ekonomi berdasarkan potensi dan sumber-sumber yang ada.

· Merancang dan melaksanakan kegiatan ekonomi yang lestari.

8.4 Biro Sosial dan ICT

· Mengenalpasti dan melaksanakan program kesenian dan kebudayaan yang sesuai.

· Menggalakkan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) di kalangan komuniti setempat.

8.5 Biro Aduan dan Kebajikan

· Menerima dan menyelaras semua aduan, masalah, maklum balas dan keperluan penduduk setempat untuk dikemukakan kepada PBT atau jabatan/ agensi berkaitan.

· Mengenalpasti jenis-jenis bantuan yang disediakan oleh jabatan/ agensi kerajaan dan menyelaras permohonan bantuan tersebut untuk penduduk yang layak.

· Mengenal pasti penduduk miskin di kawasan setempat dan memantau senarai penduduk miskin di bawah program e-Kasih.

· Menyusun keperluan kesejahteraan penduduk mengikut keutamaan.

8.6 Biro Keselamatan

· Mengawasi dan melaporkan kepada pihak berkuasa mengenai kegiatan yang boleh mengancam keselamatan dan keamanan kawasan setempat.

· Mengadakan aktiviti dan taklimat bersama agensi keselamatan bagi meningkatkan keprihatinan masyarakat setempat.

· Bekerjasama dengan pihak berkuasa bagi mengawasi keselamatan kawasan kejiranan.

· Mengawalselia harta dan kemudahan awam bersama-sama komuniti setempat supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

8.7 Biro Pendidikan, Modal Insan dan Kerohanian

· Memupuk budaya ilmu dan pembelajaran sepanjang hayat.

· Bekerjasama dengan institusi kerajaan, swasta dan NGO dalam usaha menyediakan aktiviti pembelajaran bagi mempertingkatkan kecemerlangan pendidikan pelajar.

· Mendapatkan maklumat daripada jabatan/ agensi berkaitan berhubung peluang latihan kemahiran dan kemajuan kerjaya untuk disertai oleh masyarakat setempat.

· Mengenalpasti skim dan program bantuan pendidikan yang boleh dimanfaatkan oleh pelajar.

· Memelihara keharmonian beragama dalam masyarakat yang berbilang kaum.

8.8 Biro Kebersihan, Kesihatan dan Alam Sekitar

· Merancang dan melaksanakan aktiviti yang menggalakkan amalan gaya hidup sihat.

· Membantu agensi kerajaan dalam menjalankan khidmat nasihat dan penguatkuasaan undang-undang dalam mencegah wabak penyakit.

· Mewujudkan jaringan kerjasama dengan klinik kesihatan/ swasta untuk pelaksanaan program kesihatan.

· Menggalakkan masyarakat setempat menjaga kebersihan persekitaran, kebersihan awam dan kemudahan awam.

9. PIHAK BERKUASA MELANTIK

Pihak berkuasa melantik bagi anggota JPP adalah seperti di Jadual 2 berikut:

Jadual 2 : Pihak berkuasa melantik anggota JPP

10. SYARAT-SYARAT UMUM PELANTIKAN

10.1 Semua pelantikan Anggota JPP hendaklah memenuhi syaratsyarat umum seperti berikut:

(i) penduduk yang bermastautin di dalam zon tersebut;

(ii) warganegara Malaysia yang berumur di antara 21 hingga 65 tahun;

(iii) kelayakan akademik sekurang-kurangnya Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) dan setaraf dengannya;

(iv) keutamaan diberikan kepada individu yang bergiat aktif dalam pertubuhan, persatuan atau kerja-kerja amal;

(v) tidak diisytiharkan muflis;

(vi) tidak mempunyai sebarang rekod jenayah;

(vii) bukan di kalangan Ahli Majlis yang sedang berkhidmat;

(viii) pemilihan calon JPP dari kalangan penjawat awam dan golongan profesional adalah wajar digalakkan untuk membuka minda dan melaksanakan transformasi pengurusan bandar; dan

(ix) lain-lain syarat yang ditetapkan dari semasa ke semasa oleh KPKT.

10.2 Pemilihan Pengerusi hendaklah dari kalangan opinion leaders yang berpengaruh serta bersesuaian dengan taraf sosial dan pemikiran masyarakat setempat. Opinion leaders merupakan individu yang dapat menyumbang idea dan membuat keputusan serta menjadi role model kepada penduduk setempat.

10.3 Pelantikan sekurang-kurangnya 20 peratus daripada jumlah anggota JPP adalah daripada golongan belia yang berumur 21 hingga 40 tahun.

11. PROSEDUR PELANTIKAN

11.1 Prosedur pelantikan bagi Pengerusi JPP adalah seperti berikut:

(i) Datuk Bandar/ YDP bersama Pemimpin Tempatan Persekutuan (PTP) mengenalpasti calon;

(ii) Sesi temuduga oleh panel penemuduga yang dipengerusikan oleh Datuk Bandar/ YDP/ PTP sekiranya terdapat lebih daripada seorang calon;

(iii) calon yang telah diperakukan oleh Datuk Bandar/ YDP/ PTP akan dikemukakan kepada YB Menteri KPKT untuk kelulusan pelantikan; dan

(iv) surat tawaran lantikan akan dikeluarkan oleh KPKT dengan menyatakan tempoh kuat kuasa lantikan tidak melebihi dua (2) tahun.

11.2 Prosedur pelantikan bagi Setiausaha dan Ahli Jawatankuasa adalah seperti berikut:

(i) Pengerusi JPP bersama Datuk Bandar/ YDP dan PTP mengenalpasti calon;

(ii) Pengerusi JPP perlu memastikan calon yang dipilih hendaklah mewakili keseluruhan kawasan dalam zon tersebut serta mengambil kira kuota bagi belia, wanita dan juga komposisi kaum;

(iii) calon yang telah diperakukan oleh Datuk Bandar/YDP/PTP akan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha KPKT untuk kelulusan pelantikan; dan

(iv) surat tawaran lantikan akan dikeluarkan oleh KPKT dengan menyatakan tempoh kuat kuasa lantikan tidak melebihi dua (2) tahun.

11.3 Carta alir bagi prosedur pelantikan Pengerusi adalah seperti di LAMPIRAN B manakala bagi Setiausaha dan Ahli Jawatankuasa adalah seperti di LAMPIRAN C.

11.4 Bagi negeri-negeri yang tidak ditadbir oleh Kerajaan Persekutuan, peranan Datuk Bandar/ YDP dalam urusan pencalonan diambil alih oleh Pegawai Kemajuan Negeri di Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri/ Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri. Carta alir bagi prosedur pelantikan bagi anggota JPP bagi negeri-negeri yang tidak ditadbir oleh Kerajaan Persekutuan adalah seperti di LAMPIRAN D dan LAMPIRAN E.

12. TEMPOH LANTIKAN

Tempoh lantikan anggota JPP bagi satu (1) penggal adalah tidak melebihi dua (2) tahun. Tempoh lantikan ini boleh dilanjutkan oleh Pihak Berkuasa Melantik berdasarkan prestasi yang ditunjukkan oleh anggota JPP dalam tempoh perkhidmatan dan tempoh maksimum pelantikan adalah dua (2) penggal sahaja. Pelanjutan tempoh lantikan bagi jawatan Pengerusi hendaklah diperakukan oleh Pengerusi MPP setelah berunding dengan PTP manakala bagi Setiausaha dan Ahli Jawatankuasa hendaklah diperakukan oleh Pengerusi JPP. Cadangan pelanjutan tempoh lantikan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Kesejahteraan Bandar, KPKT dua (2) bulan sebelum tempoh pelantikan tamat.

13. PENAMATAN LANTIKAN

13.1 Lantikan anggota JPP boleh ditamatkan pada bila-bila masa oleh Pihak Berkuasa Melantik dengan syor dan perakuan Pengerusi MPP atas sebab-sebab berikut:

(i) dilucutkan kewarganegaraan;

(ii) diisytiharkan muflis oleh mahkamah;

(iii) berpindah dari kawasan PBT yang diduduki;

(iv) disabitkan oleh mahkamah dengan kesalahan jenayah;

(v) diperakukan oleh pengamal perubatan kerajaan bahawa anggota berkenaan tidak sihat atau menghidap penyakit kronik;

(vi) gagal hadir ke mesyuarat tiga kali berturut-turut tanpa alasan yang munasabah; dan

(vii) lain-lain sebab yang diputuskan oleh Pihak Berkuasa Melantik.

13.2 Mana-mana anggota JPP yang berhasrat untuk melepaskan jawatan hendaklah mengemukakan notis bertulis dalam tempoh 30 hari kepada Bahagian Kesejahteraan Bandar, KPKT.

13.3 Pengerusi JPP perlu memastikan sebarang kekosongan dalam jawatan JPP atas apa-apa sebab perlu diisi seperti ketetapan di perenggan 9, 10,11 dan 12 Garis Panduan ini.

14. BAYARAN ELAUN DAN KEMUDAHAN

14.1 Kadar elaun bulanan bagi anggota JPP adalah seperti di Jadual 3:

Jadual 3 : Kadar Elaun Bulanan Anggota JPP

14.2 Pengerusi dan Setiausaha JPP layak menerima kemudahan rawatan kelas kedua di Hospital Kerajaan dengan maksimum RM500.00 bagi setiap tuntutan.

14.3 Setiap JPP akan menerima Elaun Keraian Mesyuarat tidak melebihi RM100.00 setiap mesyuarat dengan maksimum kekerapan 6 kali setahun.

15. PENGENDALIAN MESYUARAT

Mesyuarat JPP perlulah dikendalikan mengikut kelaziman peraturan-peraturan mesyuarat dan meliputi perkara seperti berikut:

(i) Mesyuarat JPP hendaklah diadakan sekurang-kurangnya 2 bulan sekali. Walau bagaimanapun, adalah digalakkan untuk bermesyuarat dengan lebih kerap. Notis mesyuarat perlu diedarkan kepada semua ahli dalam tempoh tiga (3) hari sebelum tarikh mesyuarat melalui kaedah yang ditetapkan oleh JPP;

(ii) Korum bagi mesyuarat JPP hendaklah sekurang-kurangnya dua pertiga (2/3) daripada jumlah anggota JPP iaitu 7 daripada 10 orang;

(iii) Ketetapan yang dibuat dalam mesyuarat JPP hendaklah mendapat persetujuan majoriti. Sekiranya tiada persetujuan majoriti dicapai, maka Pengerusi JPP mempunyai kuasa penuh untuk membuat ketetapan; dan (iv) Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada semua anggota JPP dan salinannya kepada Bahagian Kesejahteraan Bandar, KPKT dalam tempoh 7 hari selepas tarikh mesyuarat.

16. KURSUS DAN LATIHAN

KPKT akan melaksanakan kursus dan latihan kepada anggota JPP bagi meningkatkan pengetahuan mengenai asas pengurusan JPP dan pelaksanaan aktiviti kemasyarakatan. Pelaksanaan kursus dan latihan serta kelayakan untuk mengikutinya akan dimaklumkan dari semasa ke semasa.

17. PEMANTAUAN

Pemantauan prestasi JPP akan dilaksanakan oleh KPKT bagi memastikan JPP melaksanakan tanggungjawab yang diamanahkan. Bagi tujuan tersebut, Penanda Aras Utama (Key Performance Indicator – KPI) akan diwujudkan dengan menggariskan pencapaian utama antaranya seperti berikut:

(i) mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua bulan sekali;

(ii) melengkap dan mengemaskini profil zon setahun sekali;

(iii) pengurangan bilangan golongan miskin di kawasan setempat;

(iv) pengurangan masalah sosial di kawasan setempat;

(v) peningkatan pendapatan penduduk kesan dari aktiviti ekonomi yang diusahakan; dan

(vi) bilangan aktiviti atau program yang dijalankan.

18. LAPORAN TAHUNAN

Setiap JPP perlu menyediakan laporan tahunan program dan aktiviti JPP dan dihantar ke Bahagian Kesejahteraan Bandar, KPKT sebelum 15 Januari tahun berikutnya.

19. PENUBUHAN MAJLIS PERWAKILAN PENDUDUK (MPP)

19.1 Bagi melengkapkan struktur serta fungsi JPP, MPP akan ditubuhkan di setiap PBT bagi menyelaras dan memastikan kelancaran perjalanan JPP di setiap zon. MPP akan dipengerusikan oleh Datuk Bandar/ YDP/ PTP/ wakil yang akan dilantik oleh YB Menteri KPKT. Keahlian MPP adalah terdiri daripada Pengerusi JPP di setiap zon, PTP dan Ketua-ketua Jabatan Persekutuan/ Negeri di kawasan PBT. Struktur Organisasi MPP adalah seperti di LAMPIRAN F. MPP perlu bersidang sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dan urus setia MPP adalah Unit Kesejahteraan Bandar PBT masingmasing.

19.2 Peranan utama MPP adalah seperti berikut:

(i) menyelaras pelaksanaan program kesejahteraan Bandar di setiap zon JPP;

(ii) mendapatkan maklum balas bagi isu-isu kesejahteraan bandar; dan

(iii) meneliti dan membincangkan cadangan program dan projek pembangunan di peringkat JPP.

20. PUBLISITI DAN HEBAHAN

Semua maklumat berkaitan penubuhan MPP dan JPP termasuk program dan aktiviti hendaklah dipaparkan di laman web rasmi PBT/ Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri/ Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri. Selain itu, hebahan juga boleh dibuat melalui saluran-saluran seperti buletin, risalah, poster dan papan iklan.

21. PENUTUP

Garis panduan ini sewajarnya dapat memberi panduan dan rujukan dalam membantu KPKT, Pihak Berkuasa Negeri, PBT, Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri/ Jabatan Pembangunan Persekutuan Negeri dan pihak-pihak yang berkaitan dalam mewujud dan memantapkan penubuhan JPP dalam kawasan PBT.

Bahagian Kesejahteraan Bandar Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan Dan Kerajaan Tempatan Mei 2014